Zo verkort je de duur van een (hybride) vergadering
Je kent het wel: je zit in een hybride vergadering en een aantal personen zijn wel erg veel aan het woord. Je komt er maar niet tussen, extra moeilijk als op vanaf afstand deelneemt. Stem daarom met elkaar spreektijden af. Iedereen mag bijvoorbeeld maximaal een of twee minuten spreken over een voorstel. Daarbij dwingt een niet-oneindige spreektijd jouw collega’s om zich te beperken tot de essentie van hun verhaal. Echte vergadertijgers zullen het niet leuk vinden, de rest zal je dankbaar zijn!
Stop de tijd!
Ook al voelt het wat geforceerd, maar bij hybride vergaderingen werkt het goed om bij een nieuw topic altijd eerst een rondje te doen zodat iedereen aan het woord komt. Laat de voorzitter overigens altijd eerst de beurt geven aan de mensen thuis, in deze tip leggen we uit waarom. De voorzitter houdt de tijd per persoon bij en geeft op vaste momenten een indicatie van de resterende tijd. Dit kan je doen door als voorzitter te gebaren naar de spreker op het moment dat diegene nog maar kort heeft. Zo kan het verhaal worden afgerond. Voor de thuiswerkers kan je als voorzitter ‘het handje’ in MS Teams opsteken. Normaal raden we het handje af, maar dit keer mag het wel😉.
Waarom werkt het?
Gezien de concentratieboog van de thuiswerkers een stuk korter is, kan het sowieso geen kwaad om de meeting kort maar krachtig te houden. Met deze techniek wordt niet alleen de tijd efficiënt gebruikt, ook worden beslissingen beter genomen. Naarmate een vergadering langer duurt voeren randzaken en details de boventoon. De zaken waar het écht om draait worden vergeten en het uitstellen van het besluit is te gemakkelijk en verleidelijk.
Jouw hybride vergaderingen verdienen beter!
Meer interessante tips over hybride vergaderen? Kijk eens op onze pagina alles over hybride!
Victor!
Ik vergader nu al bijna 40 jaar heel veel en op grond daarvan denk ik dat jouw suggestie niet zo praktisch is (te schools).
Veel meer zoden aan de dijk zet:
– een voorzitter die de instemming van de groep weet te krijgen bij het als doel stellen van een eindtijd / duur;
– een voorzitter die bij een bespreking overtuigend een aantal punten selecteert waarover de discussie zou moeten gaan en daarop focust.
Met vriendelijke groet,
Steven
Bedankt, waardevolle inzichten!
Wellicht werkt deze tip juist wel heel goed bij specifieke vergaderingen waar een achterban aanwezig is. In gemeenteraden (en wat dat betreft andere plaatsen waar politiek debat wordt gevoerd) voelen de deelnemers een sterke prikkel om zo lang mogelijk aan het woord te zijn. Aan het woord zijn voelt als het hebben van controle over het debat en het stelt je in staat om dingen te roepen die je achterban graag hoort. Een algemene eindttijd afspreken helpt dan niet. Spreektijden in dat geval wel.