Je zal het vast wel eens hebben meegemaakt. Je zit in een vergadering en er ontstaat een verhitte discussie, iemand raakt de gevoelige snaar van een collega of iemand raakt gefrustreerd omdat diegene zich niet begrepen voelt. Daarbij uit iedereen zijn emoties op een andere manier. Sommigen worden woedend en anderen trekken zich juist terug. Aan voorzitters de taak om dit te herkennen en hier op de juiste manier mee om te gaan.
Helemaal tijdens online of hybride meetings kan dit knap lastig zijn. Deze voelen al snel onpersoonlijker, waardoor het omgaan met heftige emoties er niet makkelijker op wordt. Houd daarom vergaderingen met emotionele lading zoveel mogelijk in fysieke settingen. Je krijgt dan meer non-verbale communicatie van elkaar mee, wat het herkennen van emoties makkelijker maakt dan bij een persoon op een scherm.
Wanneer je merkt dat de gemoederen hoog oplopen bij een agendapunt, geef dan de deelnemers die het meest geëmotioneerd zijn als eerste het woord. Zo kunnen zij goed van zich afpraten wat hun dwars zit. Als de anderen in de vergadering – en zeker de voorzitter – vervolgens actief luisteren, zullen de emoties snel bedaren. Metacommunicatie is op zo’n moment een goede techniek om toe te passen: Je benoemt wat je ziet bij de ander of wat er op dat moment gebeurt: communicatie over de communicatie. Bijvoorbeeld met zinnetjes als “volgens mij praten we nu langs elkaar heen” of “ik zie dat dit je raakt”.
De eerste neiging van veel voorzitters tijdens vergaderingen is om de heetgebakerde deelnemers te omzeilen en zo min mogelijk aan het woord laten. Helemaal wanneer diegene online deelneemt in een (hybride) vergadering is het verleidelijk om dit te doen. Maar hierdoor lopen de emoties juist hoger op. Niet alleen zijn ze boos over wat zich heeft voorgevallen, maar nu wordt er ook nog eens niet naar hen geluisterd. Het is dus veel beter om iemand volop de gelegenheid te geven om zijn frustraties te uiten.
Nadat het ongenoegen zijn geuit kan de voorzitter de verwoorde emoties nogmaals krachtig samenvatten om te laten merken dat hij heeft gehoord en begrepen wat er werd gezegd. Dat is tevens het bruggetje naar het deel van de vergadering waarin je bespreekt hoe je de hete hangijzers aanpakt.
