Drie factoren waardoor jouw e-mail gelezen wordt
We versturen zoveel berichten dat maar weinig mensen beseffen dat elke e-mail eigenlijk een pitch is. Een vraag om aandacht en een uitnodiging om in actie te komen. Met de volgende factoren zorg je dat jouw ‘onderwerpregelpitch’ goed aankomt!
Of iemand in actie gaat of zelfs jouw e-mail überhaupt opent hangt allereerst af van de afzender. Jij zal eerder naar een mail van je chef of vriend kijken dan naar een bericht van een onbekend bedrijf met een vage vraag. Vervolgens is het belangrijkste in een e-mail de onderwerpregel.
Nut en nieuwsgierigheid
In 2011 voerden drie wetenschappers van Carnegie Mellon University een serie onderzoeken uit om te kijken waarom bepaalde onderwerpregels effectiever zijn dan andere. [i] Uit dit onderzoek bleek dat mensen besluiten wat ze met hun e-mail doen op basis van twee factoren: nut en nieuwsgierigheid.
De deelnemers aan het onderzoek bleken sterk geneigd te zijn om e-mails te lezen die rechtstreeks met hun werk te maken hadden. Kortom, de mails die direct van nut zijn. Op zich is dat niet zo wereldschokkend, maar het viel de onderzoekers ook op dat men geneigd was mails te openen wanneer ze in zekere mate onzeker waren over de inhoud. Men was dus nieuwsgierig naar de inhoud van het bericht.
Deze drijfveren werken onafhankelijk van elkaar. Nut heeft de overhand wanneer men veel e-mail krijgt, terwijl nieuwsgierigheid wint wanneer er sprake is van een ‘e-mail-luw momentje’. Een mix van deze twee drijfveren werkt niet. Er is veel onderzoek gedaan waaruit blijkt dat het combineren van zg. intrinsieke motieven (nieuwsgierigheid) met extrinsieke motieven (nut) een averechts effect heeft. Oftewel, een e-mail moet duidelijk nuttig zijn (“Hier is de beste manier om je opleidingsbudget te besteden”) of mysterieus en intrigerend (Hoe een HR manager CEO wordt), maar niet beide.
Aangezien mensen op alle niveau’s steeds meer last krijgen van ‘e-mailterreur’ is nut vaak belangrijker dan nieuwsgierigheid.
Maak het specifiek
Los van deze onderzoeken zijn wij zelf tot de conclusie gekomen dat er ook een derde factor bestaat, namelijk de mate van specificatie. De best gelezen overtuigtips, zijn ‘by far’ de tips waarin wij concreet maken wat je ermee kan of waarin wij een specifieke vraag stellen.
Je zal dus, zodra je gekozen hebt voor nut of nieuwsgierigheid, de extra slag moeten maken om je onderwerpregel specifieker te maken.
[i] J. Wainer, L. Dabbish, R. Kraut (2011) Should I open This Email? Inbox-Level Cues, Curiosity and Attention to Email, Proceedings of the 2011 Annual Conference on Human Factors in Computing Systems, 7-12 mei 2011, Vancouver, British Columbia
PS: De technieken om een goede onderwerpregel te maken komen voort uit onze tocht naar de ultieme TED-Talk. Één van de essentiele elementen is daarbij het bepalen van de titel van je presentatie.
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!