Gespreksleiding: Hou houd je sprekers in toom?
Niemand wordt blij van een vergadering die uitloopt of een bijeenkomst die te lang duurt. Toch komt het vervelend vaak voor dat een spreker zich niet aan de tijd houdt. Het verhaal heeft nou eenmaal nog 38 slides en aan afronden wordt niet eens gedacht. Andere aanwezigen beginnen wat onrustig te bewegen en de eerste telefoons worden erbij gepakt. Hoe grijp je in als gespreksleider, voorzitter of collega op zo’n moment?
Voorkomen
Voorkomen is beter dan genezen. Dus de volgende keer dat je een spreker aankondigt in een tjokvol programma, vertel er dan bij dat persoon X 5 minuten heeft om iets te vertellen over bijvoorbeeld de nieuwe strategie van het bedrijf. Dan is het verwachtingspatroon voor iedereen inclusief spreker expliciet genoemd. Het gevolg is dat sprekers zich bewust zijn van hun spreektijd en dat je makkelijk terug kunt komen op deze afspraak.
Non-verbaal
Toch kan het dan gebeuren dat de spreker in zijn of haar enthousiasme de tijd vergeet. Pas op met een afkapgebaar of time-out teken. Dat kennen we allemaal, maar kan vrij onbeholpen en bot overkomen. Bij evenementen kunnen bordjes van een time keeper uitkomst bieden, zodat iemand weet wanneer er nog een minuut over is. In andere gevallen is het zaak om subtiel en non-verbaal de regie terug te pakken. Maak bijvoorbeeld oogcontact met de spreker, sta op of beweeg alvast richting het podium en de spreker. Zo onderbreek je de spreker niet, maar maak je wel duidelijk dat diegene mag afronden.
Verbaal
Is de tijd voorbij en is de spreker ondanks jouw non-verbale hint nog niet aan afronden, zorg dan dat je de spreker een vraag stelt. Bijvoorbeeld: wat is de belangrijkste conclusie voor de mensen in de zaal? Of: wat is voor deelnemers aan dit overleg het cruciale aspect van deze maatregel? Zo geef je de spreker de kans om in blessuretijd toch nog de belangrijkste boodschap of de essentie van het verhaal te delen.
Afspraak
In 95% van de gevallen kun je hiermee sprekers op een elegante manier helpen af te ronden. Toch is er een categorie die in discussie gaat over de tijd (‘ik had begrepen dat ik 30 minuten had’ of: ‘ik zou dit ook graag nog even toelichten’). Of je nu gespreksleider, collega of voorzitter bent, essentieel is dat je handelt uit het belang van de aanwezigen in de zaal en het doel van de bijeenkomst. ‘We zijn hier samen voor een toekomstbestendige zorg en horen nu jouw verhaal. Wat betekent dit in de praktijk voor de zorgprofessionals in de zaal?’ Of: ‘De tijd is om. Heb je tot slot nog één advies voor de aanwezigen hier?’
Alternatief
Als advies aan de lezer van deze tip zou ik tot slot nog kwijt willen dat het geven van een reden voor jouw handelen wonderen kan doen. Het is jouw rol om de tijd te bewaken en dus niets persoonlijks, maar stel het belang van het publiek voorop. ‘Ik wil alle sprekers de ruimte geven vanmiddag’. Of zeg: ‘We moeten nu echt door naar de eerste workshopronde, want die staan klaar.’ Het beste is natuurlijk als de organisatie tijd heeft ingeruimd voor vragen uit de zaal. Zo kun je als gespreksleider die mogelijkheid verdedigen en aangeven dat je aanwezigen de kans wilt geven te reageren op de presentatie. Natuurlijk heb je als ervaren gespreksleider altijd een vraag (een retorische bijvoorbeeld) achter de hand als er niet direct een reactie komt uit de zaal.
PS: Tip!
Wil jij je vaardigheden als voorzitter of gespreksleider verbeteren? Wij organiseren de open training Voorzitten & Gespreksleiding.
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!