‘Back- to-back’ online meetings. Het lijkt wel de normaalste zaak van de wereld. Maar inmiddels zijn we er met elkaar doodmoe van geworden. Microsoft publiceerde een interessant onderzoek naar hersengolfactiviteit bij aaneengesloten online meetings. Wat blijkt? Deze back-to-back online meetings zijn nog desastreuzer voor onze mentale toestand dan gedacht. Maar er is ook een simpele en zeer krachtige remedie.
Het Human Factors Lab van Microsoft onderzoekt hoe mensen omgaan met technologie. In de in maart gepubliceerde Work Trend Index 2021 van Microsoft gaf 54% van de respondenten aan zich overwerkt te voelen, en beschreef nog eens 39% zichzelf als ronduit uitgeput. Aangezien Zoom Fatigue in de VS inmiddels een officieel woord is geworden, deed Microsoft onderzoek om na te gaan waar deze vermoeidheid vandaan komt en hoe we dit aan kunnen pakken. Ze vroegen 14 mensen om deel te nemen aan videovergaderingen terwijl ze elektro-encefalogram (EEG) apparatuur droegen – een pet om de elektrische activiteit in hun hersenen te volgen. De eerste groep had de hele dag door aaneengeschakelde meetings en de andere hadden korte meditatieve breaks. Het resultaat is opvallender dan je zou verwachten.
Direct van de ene vergadering naar de andere springen kan stresspieken veroorzaken
Zonder pauzes kan de bètagolf activiteit in de hersenen aan het begin en einde van vergaderingen sterk toenemen. Dat duidt op verhoogde stress.
Maar zie wat er gebeurt als je meditatieve pauzes neemt.
Je ziet de rechte lijn niet meer stijgen, maar juist gelijk blijven. Pauzes nemen voorkomt niet alleen die pieken, maar veroorzaakt ook een daling van de bèta-activiteit en dat correleert met minder stress.
Back-to-back meetings verminderen jouw focus en betrokkenheid
Om te meten of mensen betrokken of teruggetrokken zijn, bestuderen onderzoekers een hersengolfpatroon dat bekend staat als frontale alfa-asymmetrie (het verschil tussen rechter en linker alfagolf activiteit in het frontale gebied van de hersenen).
Zonder pauzes waren de niveaus negatief. Dat geeft aan dat de deelnemers teruggetrokken of minder betrokken waren bij de vergadering. Wanneer deelnemers meditatiepauzes hadden, vertoonden hun hersengolfpatronen een grotere betrokkenheid tijdens de bijeenkomst.
Pauzes tussen vergaderingen stellen de hersenen in staat om te ‘resetten’, waardoor de opeenstapeling van stress tijdens vergaderingen wordt verminderd
De gemiddelde activiteit van bètagolven bleef toenemen naarmate de meetings elkaar opvolgden. Oftewel, de stress bleef zich opstapelen. Maar toen deelnemers de kans kregen om uit te rusten met behulp van meditatie, daalde de bèta-activiteit, waardoor een ‘reset’ mogelijk was. Deze reset betekende dat de deelnemers hun volgende vergadering in een meer ontspannen toestand begonnen. Het tegengif tegen vermoeidheid is simpel: korte pauzes nemen. Je brein werkt anders als je pauzes neemt. Door een time-out te nemen tussen videogesprekken, wordt voorkomen dat er stress ontstaat.
Hoe programmameer je pauzes in jouw dag?
De techniek gaat ons een handje helpen. Zo komt er in Teams in juni een nieuwe functie beschikbaar: Personal wellbeing experiences. Deze functie helpt je om beter de werkdag door te komen d.m.v. tal van mentale ondersteuningen. Zo kun je bijvoorbeeld werken aan de hand van speciale tijdsblokken en deze koppelen aan doelen. Handig om je dag gemotiveerder te beginnen en met een voldaan gevoel af te sluiten. Daarbij krijg je reminders voor pauzes en reflexie en je kunt je dag beoordelen op basis van je je mentale gesteldheid. Ook is er een Headspace-integratie om mindfulness te stimuleren. Je zult merken dat deze ontspanning-, reflexie- en misschien zelfs meditatiemomentjes jouw mentale toestand gedurende de dag ten goede komen.
Probeer het binnenkort eens uit. Tot slot hierbij nog wat overige tips. Voor de hand liggend zou je denken, maar door je er toch nog eens op te wijzen hopen we dat je het nu ook écht!!! gaat doen.
1. Plan je meetings niet meer back-to-back.
2. Zorg voor 10 minuten reflexietijd tussen meetings.
3. Gebruik je pauze ook echt voor ontspanning. Ga bijvoorbeeld:
– Wandelen
– Mediteren
– Gitaar spelen
– Jongleren
4. Zorg ervoor dat al je meetings tussen 13.00 & 14.00 uur alleen buiten plaats mogen vinden, bijvoorbeeld in de vorm van een wandeling.
5. Doe eens wat anders dan een vergadering. Soms heb je niet eens een meeting nodig om de issue aan te pakken.
6. Run goede vergaderingen. Je weet wel, meetings met goede agenda’s, duidelijkheid over wie er zijn, wat hun rollen zijn, etc.
7. Houd deelnemers betrokken en energiek. (Oftewel: Doe de training Online Meetings Leiden 😉 )
Ontvang net als 15.000+ lezers elke week een praktische overtuigtip!
Debatrix
Van remote naar hybride meetings: hoe pak je dit aan?
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!