Hybride meetings: Een ‘verouderd’ concept in een nieuw jasje
Hoewel remote meetings voor velen anderhalf jaar geleden relatief nieuw waren, is het idee van ‘remote’ een bekend verschijnsel. Het was al lang gewoonste zaak van de wereld om thuis vanaf de bank live naar jouw favoriete comedian, sportploeg of zanger te kijken. Zelfs het live ‘vanuit huis meedoen’ is een concept dat al jarenlang gebruikt wordt tijdens evenementen, optredens en congressen. Denk maar aan het ‘stemmen’ bij Idols en The Voice. Maar ook is het schreeuwen naar de scheidsrechter vanuit de kroeg een vorm van meedoen vanuit een andere locatie. (Helpt niets, maar geeft je wel een fijn gevoel van invloed.)
Het afgelopen jaar zagen we in de congressector hoe relatief simpele livestreams uitgroeide tot een dedicated kanaal met een extra doelgroep, programma en businessmodel. We zijn dus bekend met het idee dat je live ergens bij kunt zijn, maar er tegelijkertijd ook op afstand naar kunt kijken. Hybride events zijn dus niet nieuw. Maar er is één fundamenteel element dat bij hybride meetings anders is.
Het cruciale element dat ontbreekt
Bij hybride bijeenkomsten is er vaak één cruciaal element dat ontbreekt: de interactie! En daar zit nu net de uitdaging tijdens een hybride presentatie of een vergadering. Hoe laat jij IEDEREEN in jouw team gelijkwaardig meedoen in een hybride setting? Hoe zorg jij ervoor dat het gehannes met de techniek niet teveel tijd kost? Hoe zorg je ervoor dat je de voordelen van fysiek samenwerken zo goed mogelijk benut zonder de voordelen van remote vergaderen teniet te doen?
Hybride meetings: Techniek & setting
Slecht nieuws: Denk maar niet dat je met het aansluiten van een simpele webcam op jouw laptop klaar bent voor het runnen van goede hybride meetings. Het is een nieuwe manier van vergaderen en deze vraagt om nieuwe technische tools. Een belangrijk onderdeel hiervan is de dedicated ‘hybride meetingruimte’. Veel boardroom-vergaderzalen hadden vroeger vaak al een mooie Cisco setup, maar nu is het zaak om deze tools voor iedereen beschikbaar te maken via bijvoorbeeld ‘Microsoft Teams vergaderzalen’.
Bij het inrichten van dit soort ruimtes is het belangrijk om rekening te houden met:
Video: Special hybride vergaderzalen
De praktische oplossing die we nu veel zien is dat ook iedereen in de vergaderruimte ‘nep-remote’ in de vergadering gaan. Zij zitten dan weliswaar in dezelfde ruimte, maar loggen via hun laptop in dezelfde Teams of Zoom-vergadering in zoals hun collega die thuis werkt. Met goede headsets kan dit werken. Het voordeel is dat iedereen de online powertools (denk aan de chat en het delen van je scherm) kan gebruiken om productievere meetings te runnen, maar je mist hierdoor wel de dynamiek van een fysieke meeting.
Veel beter is om te werken met een dedicated hybride meetingruimte. Deze beschikt vaak over een goede camera die zelfs inzoomt op de mensen die aan het woord zijn. Zo’n setup was vroeger zeer prijzig, maar is tegenwoordig heel betaalbaar geworden.
Heb je geen speciale camera? Test in dat geval vooraf of de (web)cam de juiste hoek heeft. Een supersonische camera is niet de enige manier. Je kan natuurlijk ook een collega vragen om de camera te bedienen, maar aangezien die klus misschien wel erger is dan ‘de notulist’ zijn, is dat verre van ideaal.
Bereid je voor op jouw eerste hybride meeting
Organiseer je (voor het eerst) een hybride meeting? Dan is het handig om gebruik maken van een extra technische host waarmee je vooraf test, bedenkt hoe je de meeting wilt laten verlopen en zoekt naar manieren om de interactie te bevorderen. Test bijvoorbeeld vooraf het geluid in iedere mogelijke setting. Zo voorkom je de ‘horen jullie mij?’ momenten. Schrijf bij het testen altijd op welke deelnemers op welke locatie zitten en ga na wie je moet muten om echoënd geluid te voorkomen.
Voorbeeld: Stel dat je met drie collega’s in een fysieke setting zit en één collega neemt online deel aan de vergadering. Plaats dan een externe microfoon op een centrale plek, gebruik 1 laptop voor geluid en vraag de persoon vanuit huis om iedereen behalve de persoon die het geluid regelt te muten.
Zie het zo: Bij een live-event zou je ook een doorloop doen. De tijd van jouw collega’s is waardevol en een succeservaring met hybride meetings is essentieel om meer uit dit soort meetings te halen.
Focus: het scherm of het live-publiek?
Tijdens een hybride meeting heb je niet een, maar twee doelgroepen. Afhankelijk van de setting waarin jij de meeting betreedt, ben je genoodzaakt hier extra aandacht aan te geven. Het is verleidelijk om de doelgroep thuis even te vergeten. Voorkom dit door zowel de thuisdeelnemers als de fysieke deelnemers naast elkaar op te schrijven en hen per onderwerp af te vinken.
De switch: Zet een stapje extra
Heb je het idee dat medewerkers een beetje ‘verandermoe’ worden? Zet eens een stapje extra tijdens de eerste hybride meeting binnen jouw organisatie. Organiseer bijvoorbeeld eerst een hybride borrel of maak een leerzaam spel van de eerste hybride meeting.
Succes met de switch naar hybride!
Debatrix
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!