Vergadertechniek: Heb jij een managersagenda of een makersagenda?
Het zal je niet verbazen dat sommige mensen een grotere hekel hebben aan meetings dan anderen. Wat je misschien wél zal verbazen is dat dit komt doordat de impact van meetings ongelijk verdeeld is. Simpel gezegd: voor de één ‘kost’ een vergadering meer dan voor de ander.
Het valt mensen vaak op dat we vroeger onze meetings in blokken van 30 minuten planden. Door remote werk zijn deze blokken in veel organisaties zelfs gekrompen naar blokjes van 15 of 20 minuten. Het gevolg is vaak dat we ‘back-to-back’ in meetings zitten. Eerder schreven we al over de impact die het ontbreken van pauzes tussen meetings heeft op jouw brein en effectiviteit. Daarbij komt nu dat meetings zelf ook lang niet altijd bevorderlijk zijn . De impact van een meeting op jouw productiviteit heeft alles te maken met het type werk dat je doet.
De managersagenda
Veel managers vinden het heerlijk om hun dagen in te delen in kleine blokjes, waar een hele goede logica achter zit. Immers, als jouw werk bestaat uit het ‘op één lijn krijgen van mensen’ dan behoren meetings tot jouw core business. Kortom, des te meer blokjes, des te meer meetings en meer afstemming (in theorie 😉). Het punt is dat een managersagenda baat heeft bij veel kleine blokjes.
De makersagenda
Het was de programmeur & investeerder Paul Graham (o.a. oprichter van Y Combinator) die een interessante observatie maakte waarbij hij ontdekte dat zogenoemde ‘makers’ baat hebben bij een heel ander type agenda.
Een maker, zoals een programmeur, ontwerper of copywriter heeft namelijk weinig aan die kleine blokjes in de agenda. 30 minuten is nota bene net genoeg om in een staat van flow te komen! Wil je enig werk van betekenis uit je handen krijgen dan heb je geen halve uren nodig, maar halve dagen. Het maakt niet uit of een meeting 40 of 20 minuten duurt. Het kan zomaar je hele ochtend, middag of zelfs hele dag verstoren.
De mismatch
Dat maakt direct duidelijk waar de schoen wringt. Voor een ‘maker’ zijn de kosten van een meeting vele malen hoger dan voor een manager. Een maker wordt niet alleen onderbroken in het werk. Het zit dieper. Voor de maker is een meeting ook nog eens een switch naar een totaal ander type taak. Bovendien een taak waar zij (meestal) minder in bedreven zijn. Voor een manager daarentegen is een ‘volgende meeting’ iets wat past in hun ‘flow’. Iets waar zij goed in (zouden moeten) zijn.
Hoe hiermee om te gaan?
With great power comes great responsibility. – Uncle Ben (Spiderman)
Nu is het interessant om te zien dat organisaties over het algemeen draaien volgens de ‘managersagenda’. Dat komt omdat de managers nu eenmaal ‘de macht’ hebben en daarmee de mogelijkheid hebben om de agenda’s van anderen te dicteren. Het is ironisch dat het de taak is van een manager om ervoor te zorgen dat anderen productief hun werk kunnen doen. Tegelijkertijd kunnen ze met hun meeting de ander dus juist uit hun flow halen. Bij de SCRUM methode zie je daarom dat SCRUM leiders juist hun team van makers ‘beschermt’ tegen meetings en afleidingen van buitenaf.
Je kunt zelf ook je eigen agenda (of die van anderen) beschermen door juist de meetings aan de randen van de dag te plannen. Daarmee zorg je ervoor dat er genoeg ruimte overblijft voor betekenisvol werk. Grotere organisaties doen er goed aan om hiermee rekening te houden en zo juist de manager-meetings in de ruimte daartussen te plannen.
Aan de slag
Vraag jezelf af welke agenda voor jouw werk noodzakelijk is. Maak daarna een lijst van mensen of rollen in jouw team en doe daarvoor hetzelfde. Wat zijn jouw inzichten?
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!