Stop met het opsteken van je hand in Microsoft Teams!
Sinds we met Microsoft Teams werken vliegen de nieuwe functionaliteiten en tools je om de oren. In deze zee van functies is het ‘handje’ een van de meest gebruikte. Het is een handige tool om de aandacht te krijgen, om aan te geven dat je bij een vraag de beurt wil hebben óf om bijvoorbeeld te laten zien dat je het eens of oneens bent. Een tool die een hoop voordelen biedt, maar toch kan het befaamde ‘handje’ in bepaalde situaties wel nadelig zijn.
Is dat een oud handje?
Eerder lanceerden we de Debatrix Online & Hybride vergaderbingo waar de ingezonden kreet ‘is dat een oud handje’ een felbegeerde plek op kreeg. Het was niet één persoon die de kreet instuurde, het was zelfs de meest ingestuurde frustrerende situatie. Het komt dus erg vaak voor dat mensen hun virtuele hand opsteken en deze vervolgens vergeten weg te halen. Dit maakt een online of hybride vergadering niet alleen rommelig, maar ook onmogelijk voor de voorzitter om het overzicht te houden. Gelukkig is het voor de host in een Teams-vergadering mogelijk om de handjes in chronologische volgorde in beeld te krijgen, ook kan de host de virtuele handjes met 1 klik weghalen. Lees hier hoe.
Ongelijkheid
Bij hybride vergaderingen wil je dat de mensen thuis zich nét zo betrokken, belangrijk en gehoord voelen als de mensen in de zaal. Oftewel, de gap tussen deze 2 groepen zo klein mogelijk maken. Dit is tevens een van de grootste uitdagingen bij deze vorm van vergaderen. De mensen thuis voelen zich toch al snel toeschouwer van de meeting in de vergaderruimte en ervaren hierdoor een drempel om iets te zeggen. Iets wat wij vaak mis zien gaan bij hybride vergaderingen, is dat van de mensen thuis wordt gevraagd om eerst hun virtuele handje op te steken wanneer zij iets willen zeggen. En dat terwijl de mensen in de zaal direct kunnen spreken! Funest voor jouw meeting, want hiermee snoer je ze eigenlijk indirect de mond wat alleen maar meer ongelijkheid creëert.
Handen omlaag of…!
Zoals je na een grote update van jouw favoriete app even nagaat wat er is veranderd, is het bestuderen van het veelgebruikte handje in Microsoft Teams ook geen overbodige luxe. Er zijn meerdere opties om het handje in te zetten zonder dat de dynamiek verdwijnt, we hebben de do’s & dont’s voor je op een rijtje gezet:
- Als voorzitter, vraag de mensen thuis om luid en duidelijk te spreken wanneer zij iets willen zeggen. Natuurlijk kunnen zij het handje gebruiken, maar vraag niet expliciet van deelnemers om dit te gebruiken voordat zij iets willen zeggen.
- Ben jij een deelnemer vanuit huis? Durf ook mondeling in te breken in de discussie. Door altijd eerst je hand op te steken, sta je al 1-0 achter op de mensen in de zaal.
- Wees er bewust van dat je jouw handje moet laten zakken nadat je vraag is beantwoord.
- Zorg als voorzitter dat je sowieso de mensen thuis altijd eerst het woord geeft, in deze overtuigtip leggen we uit waarom.
- Ben je de voorzitter en niet de host? Zorg dat je (bij een drukbezette vergadering) een vice-voorzitter aanstelt die de regie neemt over de handjes.
Succes met hybride vergaderen en vergeet vooral niet: (do not always) Put your hands up!
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!