Werk je thuis? Hier de 5 grootste frustraties bij online vergaderingen (en hoe het wél moet)
De komende weken werken veel mensen vanuit huis. Dat lijkt eenvoudiger dan het is, vooral als je veel samen afhankelijk bent van goede afstemming. Een online vergadering kan dan een uitkomst zijn, mits je ‘m goed regelt en voorzit.
Hier de vijf grootste frustraties bij zulke vergaderingen – met praktische tips hoe dat slimmer kan.
1. De helft belt te laat in
Weinig is vervelender dan een rommelige aftrap van de vergadering waarbij de helft te laat inbelt. Wacht je op de laatkomers? Laat je hen de rest van de vergadering verstoren?
Twee dingen helpen direct. Kondig zowel een inbelmoment aan als het startmoment van de vergadering. Bijvoorbeeld: iedereen wordt geacht om 10:55 in te bellen en vijf minuten later begint de vergadering. Of, slimmer: laat de vergadering op een ongebruikelijk tijdstip beginnen. Laat iedereen om 11:02 inbellen – grote kans dat hun eerdere afspraak om 11:00 uur eindigt – en start om 11:07 uur. Bijkomend voordeel is dat deelnemers een gek tijdstip veel beter onthouden dan een gangbaar moment
2. Deelnemers dwalen af en zijn vooral met andere dingen bezig
Als we niet in dezelfde kamer zitten, zijn we sneller afgeleid. De neiging is al groot om tussendoor je mail te checken, het nieuws te bekijken of een appje te versturen.
Je kunt dat voorkomen met een duidelijke en gedetailleerde agenda met korte spreektijden en een tijdsindicatie per onderwerp. Houd het tempo erin: probeer de online vergadering maximaal de helft te laten duren ten opzichte van een reguliere vergadering. Zorg ook voor een kristalhelder doel per agendapunt en kap langere discussies af.
3. Iedereen spreekt door elkaar
Je hebt het vast eens meegemaakt: twee mensen beginnen tegelijkertijd te spreken. En stoppen dan beiden. En beginnen dan weer tegelijkertijd te spreken. Voordat je het weet ben je een minuut verder.
Juist omdat je als voorzitter de discussie bij een online vergadering lastiger non-verbaal kunt sturen – met een knikje of een handgebaar – is het cruciaal dat je strak de regie houdt. Trap een agendapunt nooit af met een open vraag aan de hele groep (‘Wie mag ik daarover het woord geven?’) maar stel concrete vragen aan individuele deelnemers (‘Frank, ben je het daarmee eens?’).
4. De vergadering is slecht voorbereid
Het succes van iedere vergadering zit ‘m in een goede voorbereiding en dat is extra belangrijk bij een online meeting. Zorg dat iedereen ruim van tevoren weet wat het doel is van de vergadering, welke voorbereiding je van iedereen verwacht en welke software iedereen vooraf geïnstalleerd (en getest!) moet hebben. Zoek vooraf ook persoonlijk contact met de deelnemers om onduidelijkheden weg te nemen en te kijken of de individuele wensen en verwachtingen op één lijn.
Ook belangrijk: omdat de spreektijden kort zijn, helpt het als je deelnemers vooraf vraagt om iets voor te bereiden (‘Kun jij morgen in twee minuten het belang van deze beslissing uitleggen?’).
5. De voorzitter weet niet hoe je een online vergadering moet leiden
Bij een normale vergadering moet je als voorzitter al veel in de gaten houden. Online is dat nog een stuk lastiger, zéker als je hier weinig ervaring mee hebt. Om te zorgen dat alles soepel verloopt en dat jij als voorzitter je volledige aandacht kunt richten op de vergadering zelf.
Drie rollen kun je prima uitbesteden aan een collega in je team:
- De gastheer/gastvrouw belt minimaal vijf minuten voor de vergadering in om de rest welkom te heten. Bespreek voorafgaand aan de aftrap van de vergadering gerust wat andere zaken en zorg dat de sfeer er al een beetje inzit.
- De tijdwaarnemer houdt de tijd per agendapunt bij en laat weten als het agendapunt uit de tijd dreigt te lopen. Juist bij online vergaderingen is het belangrijk dat agendapunten niet langdradig worden.
- De notulist schrijft de afspraken en houdt de actiepunten bij. Die koppelt hij of zij aan het einde van de vergadering terug naar zowel de deelnemers als de voorzitter.
Heb je nog andere tips? Reageer gerust op dit bericht.
Heb je andere vragen, vind je het fijn om een (belangrijke) vergadering samen voor te bereiden of wil je aan je voorzittersvaardigheden werken? Bel ons gerust op (010) 414 8869.
Zie ook: Debatrix verruimt openingstijden
Debatrix
Geen verpakkingen van koekjes, snoepjes en andere lekkernijen bij de microfoon leggen… mensen op locatie worden horendol van het gekraak.
Goede ja, dank!