Waarom dat korte kletspraatje jouw hybride vergadering effectiever maakt
We gaan even terug in de tijd en wanen ons met z’n allen op het kantoor waar om maandagochtend 11:00 stipt een vergadering op de planning staat. Samen met je collega’s loop je door de kantoorgang, en terwijl jullie een pit-stop maken bij het koffieautomaat deelt iedereen alle ins- en outs van het afgelopen weekend. Eenmaal gesetteld in de vergaderruimte duurt dit kletspraatje nog even voort tot de welbekende kreet “mensen, we gaan starten” door de ruimte klinkt. Je portie ontspanning en gezelligheid heb je weer gehad en je kan je nu vol focussen op de inhoud van de meeting.
Zoals we weten gaat dit er vandaag de dag nét iets anders aan toe, want anno 2021 bellen we na het startsein van de gespreksleider nog een aantal thuiswerkers in. Zij hebben deze ‘voorpret’ toch mooi gemist. Wat betekent dit voor de meeting? Meer dan je denkt!
De ijsbreker
Dit kletspraatje is namelijk een natuurlijke behoefte van mensen en oh zo belangrijk! Zo was er een tijd geleden een super interessant onderzoek naar de invloed van taal op ons denken. Daaruit blijkt dat medewerkers die meer aan het verschijnsel genaamd ‘smalltalk’ doen, op de werkvloer meer erkenning en verbondenheid met collega’s voelen dan medewerkers die hier minder aan doen. Doordat het ijs al in een vroeg stadium is gebroken, voelen mensen zich hierdoor tijdens de meeting meer op hun gemak. Zie het als een sociaal smeermiddel die de drempel tot actieve participatie drastisch verlaagt.
Voorkom een tweedeling
Nu voelen thuiswerkers zich bij hybride vergaderingen al snel een buitenstaander ten opzichte van de mensen in de vergaderzaal. Je hebt namelijk het idee dat je minder gehoord wordt en discussies verplaatsen zich na een start zonder ‘smalltalk’ voor de hele groep onbewust snel richting de fysieke deelnemers. Dit vergroot de drempel voor thuiswerkers om dingen in te brengen en actief mee te doen. Dit komt de kwaliteit van de meeting niet ten goede, omdat deze tweedeling in de vergadering de dynamiek van een goede vergadering verstoort. Het resultaat is dat de meeting voor de mensen thuis niet zo effectief is als voor diegene op kantoor.
Je zou kunnen zeggen dat smalltalk voor de thuiswerkers misschien nog wel belangrijker is dan voor de mensen op het kantoor. Zie het als een onmisbare tool om ze te betrekken. Met deze drie simpele tips zorg je al snel voor meer interactie:
- Zorg als gespreksleider of technische host dat de thuiswerkers 5 minuten van tevoren zijn ingebeld voordat de andere collega’s de vergaderruimte binnenlopen. Je merkt dat de binnenkomers gelijk met ze aan de praat raken. (Oh ja, zorg wel dat de mensen thuis en in de ruimte op de hoogte zijn van elkaars aanwezigheid. Zo voorkom je mogelijk ongemakkelijke momenten.)
- Meer verbondenheid tussen de mensen in de zaal en thuis? Voorkom dan één van de meest gemaakte fouten: het uitzetten van de meetingroom camera en microfoon tijdens de pauzes.
- En tot slot, laat de mensen thuis zelf uit de meeting gaan en klik ze niet weg. Misschien hebben zij wel de behoefte om nog even virtueel na te tafelen.
Alle ins- en outs over hybride vergaderingen? Bekijk dan eens onze pagina over hybride communicatie of neem contact op met een van onze experts, we helpen je graag!
Debatrix
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!