Frans Bauer op bezoek
Nu zijn we niet per se tegen meetings. Je zou zelfs kunnen zeggen dat er in de tijd van hybride werken juist meer behoefte is aan synchroniseren (‘afstemmen’ in normaal Nederlands). Ware het niet dat veel van die meetings een hoog ‘Frans Bauer’-gehalte hebben (“Heb je even voor mij”).
Online meetings gaan vaak niet over fundamentele discussies. Vroeger zou men jou er 5 minuutjes voor uit je werk hebben gehaald om je mening/toestemming te vragen. Nu staat er opeens een blok van 30 minuten midden in jouw agenda. (Lees ons artikel over de managers-agenda en de makersagenda en ontdek de impact van zo’n 30 minuten-meeting.)
De SBM-regel
Voor dat soort afspraken heb jij vanaf nu de SBM-regel. Zodra je zo’n meeting in jouw agenda geschoten krijgt, open dan steevast een chat in Teams/Slack/Webex en antwoord met ‘Let’s try to Solve this Before the Meeting’. BAM! En voeg vervolgens direct ‘SBM’ toe aan de meeting-titel.
Het is super gaaf om te ervaren hoeveel van die korte meetings weer gecanceld kunnen worden, simpelweg omdat je tijdens de chat vooraf een uitvraag hebt gedaan naar wat het issue is. Regelmatig kun je dit direct in de chat al oplossen.
De voordelen van SBM
Het fijne van de Solved Before Meeting-regel is dat vragen of problemen vaak opgelost worden terwijl je alle informatie voorhanden hebt. Als je tijdens een meeting pas hoort wat het echte punt is, loop je het risico om te zeggen ‘dat moet ik even voor je uitzoeken’ waardoor er met een beetje pech een week later weer een call van 20 minuten wordt ingeschoten.
Daarnaast leidt deze manier van communiceren ertoe dat je beter omgaat met issues. Mocht het niet lukken om het issue vooraf op te lossen dan heb je alsnog een voordeel: voordat de meeting is begonnen heb je de vraag al scherp en heb je dus automatisch een waardevoller gesprek.
Kortom, een andere manier van online communiceren met vele voordelen voor jouw effectiviteit. Iets wat we onszelf kunnen aanwennen. Plak daarom bijvoorbeeld een post-it op je scherm met SBM erop die jou eraan herinnert om bij elke korte meeting de SBM-regel toe te passen.
